הבעיה
כאשר אתה מנהל פרויקט פיתוח גדול, אתה נמצא על רכבת דוהרת. לרוב יש לך שליטה חלקית עליה, כי מעורבים בה גופים רבים ועצמאיים. קשה לעצור את האנרציה של התנהלות הפרויקט, ולעשות משהו שונה. מסמך זה מציע “עצירת ביניים קצרה”, על מנת לכוון את הרכבת ליעד המבוקש. צריך אומץ לעשות זאת, אך סיכויי ההצלחה הם כמעט מובטחים
Time to market אחד הנושאים החשובים ביותר בכל מפעל / ארגון, הוא קיצור
כי אם זוהה צורך שוק למוצר מסויים, הארגון היה מעוניין מיד לשווק את המוצר הנדרש. כי עד שמפתחים את המוצר החדש , הלקוחות מחפשים מוצרים תחליפיים או מוצרים דומים אצל המתחרים, וכתוצאה מכך מאבדים נתח שוק
הבעיה היא שרוב פרויקטי הפיתוח בעולם, (80%), חורגים בלוחות הזמנים. האתגר בעמידה בלוחות הזמנים ובמחוייבויות ללקוח הוא קשה. הגורמים לתופעה זו הם: אישיות מנהל הפרויקט, חוסר משאבים, או בעיות טכנולוגיות. אך אחד הגורמים העיקריים המשפיעים על דחיות בלוחות הזמנים, ואשר לארגון יש השפעה עליו, הוא אופן בניית תוכנית הפיתוח.
הסיבות לבעיה
עקב מורכבות הפרויקטים, מנהל הפרויקט לא מסוגל לבדו לקלוט את כל המידע בפרויקט ולנהל אותו, במיוחד בשלב הקריטי בו הוא בונה את תוכנית הפיתוח. בשיטות המקובלות כיום, מנהל הפרויקט בונה את תוכנית העבודה ע”י איסוף תכולות הפיתוח מכל האנשים השותפים “אחד על אחד”. תהליך בניית תוכנית פיתוח בשיטה זו יש חסרונות רבים: היא עלולה להימשך שבועות או חודשים, (בזבוז זמן יקר של הפרויקט). תוכנית הפיתוח גם אינה שלמה, מכיוון שמידע רב מוסתר בממשקים בין כל הגורמים המפתחים את הפרויקט, תכולות עבודה עלולות “ליפול בין השולחנות” ולהשכח. כתוצאה מכך כל המידע שהיה קיים בארגון ולא הוכנס לתוכנית העבודה, פורץ בצורה בלתי מבוקרת במהלך הפיתוח, בצורת תקלות וכשלים מה שגורם לצורך בפיתוח מחדש ולדחיות בלוחות הזמנים של הפרויקט.
מתודולוגית LPD עוסקת בשיפור תהליכי הפיתוח וניהול הפרויקט
המתודולוגיה מייעלת את אופן בניית תוכנית הפיתוח, את ניהול פרויקטים והנדסת המערכת, וגורמת לקיצור משמעותי בלוחות הזמנים. מתודולוגיית LPD עוסקת בזרימת המידע, סנכרון ותאום המידע בין הגופים המפתחים, הצפת בעיות / תובנות, ופתירתן ע”י יזום פעילויות בתהליך הפיתוח. המתודולוגיה מבוצעת הלכה למעשה בעזרת תהליך מובנה. LEAN Product Development – LPD. התהליך הוא מאמץ מרוכז של האנשים המעורבים בפיתוח הפרויקט להגיע תוך יום יומיים לתוכנית פיתוח והנדסת מערכת מגובשת, מה שבשיטות הקונבנציונאליות נמשך כמה שבועות ואפילו חדשים. תהליך זה יעיל לכל פרויקט פיתוח מפרויקטים קטנים ועד פרויקטים בסדרי גודל של מאות מיליוני דולרים. ככל שהפרויקט מורכב יותר, יעילות הסדנה גדולה יותר. חשוב להדגיש כי תהליך זה אינו מחליף את כלי ניהול הפרויקטים הקיימים בארגון, אלא בא לסגור פער שנוצר כיום מחוסר התקשורת האישית בין האנשים. התוצרים הם תשומות לבניית ת”ע על הכלים הממוחשבים של הארגון.
הפעילויות שמבוצעות
- מיפוי תוכנית הפיתוח האמיתית והנוכחית של הפרויקט
- סגירת סוגיות הנדסת הנדסת המערכת
- הצפת בעיות, חוסר תאום וחוסר סינכרון בין הגופים
- הצפת unknown-unknown – הידע שאני לא יודע שאני לא יודע (ושאני צריך לדעת)
- זיהוי חבילות עבודה חדשות ויישומם בתוך תוכנית הפיתוח
- גיבוש תוכנית עבודה משופרת, המקובלת על כולם ואשר עומדת בלוחות הזמנים
- החלטה על פעולויות שיפור, אחראים ולו”ז to do list
תוצאות נוספות
- תוכנית פיתוח – בניית תוכנית פיתוח מוסכמת על כולם
- דרישות – מענה מיטבי לדרישות הלקוח במינימום משאבים
- עלויות הפיתוח – ביטול פעילויות מיותרות והקטנת מספר סבבי הפיתוח
- עלויות יצור – הקטנת עלויות המוצר בעשרות אחוזים
- סיכונים – זיהוי וטיפול בסיכונים בשלב מוקדם של הפרויקט
- צוות הפיתוח – גיבוש הצוות הפרויקט מול מטרה ברורה ומוסכמת
תועלת למנהל הפרויקט
- מכיר אישית את חברי הצוות אשר צריכים לעבוד איתו יחד בפרויקט.
- מקבל תמונה אמיתית ועדכנית של סטאטוס הפרויקט
- מבין את היבטי הנדסת מערכת של הפרויקט
- מגבש תוכנית עבודה אמיתית המקובלת ומוסכמת על כולם
- רואה כמעט את כל הכשלים העלולים לצוץ בדרך
- מבין את התהליכים והממשקים המתרחשים אצלו בפרויקט, במפעל ואצל הספקים
- מקבל צוות מגובש לפרויקט המחויב לתוכנית העבודה
- מקבל הרגשה טובה כי הוא שולט בפרויקט, ולא הפרויקט שולט בו
תועלת להנהלת הארגון
- קיצור זמן יציאה לשוק
- עמידה בלוחות הזמנים
- חסכון ישיבות הנהלה לפתירת בעיות בפרויקט
- מנחה מקצועי מתחקר ומנחה את הפרויקט (מה שלרוב להנהלה אין זמן לבצע)
- האינפורמציה שתוצג להנהלה אחר הסדנה תהיה יותר אמינה וריאלית
- תחקור לעומק של הפרויקט ברזולוציה שלרוב לא מבוצעת ע”י ההנהלה
- הצוות בעצמו פותר את רוב הבעיות ולוקח מחויבויות בלי מעורבות הנהלה
איציק בן לוי – LEAN EXPERT
