תנאים / הכנות לביצוע האירוע
- בחירת התהליך אותו עומדים לשפר,
- מינוי אחראי על התהליך, (זה שמחויב לשפר את התהליך אחר האירוע)
- הגדרת גבולות התהליך (תחילה וסיום)
- זיהוי התשומות לכניסה לתהליך, וזיהוי התפוקות בסיום התהליך.
- זיהוי כל האנשים שמבצעים את התהליך, (עד 10 אנשים), וזימונם לקייזן
ביצוע “בליץ קייזן”
- הדרכה של 15 דקות מה המטרה וכיצד עומדים לבצע את האירוע
- מיפוי התהליך מיפוי על ציר הזמן של כל הפעילויות של כל הגופים שמתבצעות לאורך התהליך ורישום הזדמנויות לשיפור
- בציר האנכי בצד שמאל מציבים את כל הגופים המשתתפים בתהליך, (בעזרת פתקים צבעוניים, כל גוף בצבע שונה). בציר האופקי, ציר הזמן, ומציינים את מרווחי בזמן על פי משך התהליך.
- המיפוי נעשה בהנחה שאין בזבוזים. כאשר בזבוזים
מוגדרים ע”י:
- פעולות שהלקוח אינו מוכן לשלם עליהן
- פעולות שאינן משנות את המוצר או את האינפורמציה
- פעולות שאינן מתבצעות בפעם הראשונה ונכון
- כל בזבוז או הזדמנות לשיפור שמועלה בזמן המיפוי נרשמים בעמודה (בעיה/ הזדמנות לשיפור) של טבלת ה- to do list
- תפקיד המנחה הוא “ללחוץ” על מבצעי הפעולות ולשאול: “מה צריך להתקיים על מנת להוריד את זמן הפעולה ב 50% לפחות”. אתגר זה מאפשר לאנשים להעלות רעיונות יצירתיים (מחוץ לקופסא).
- מיפוי התהליך ורשימת ההזדמנויות לשיפור צריך להימשך עד 4 שעות.
- החלטה על פעולות מתקנות (רישום בעמודות ה to do list )
- בוחנים כל רעיון ורעיון ומחליטים איזה פעולות יש לבצע על מנת לפתור את הבעיות
- יש להדגיש כי יש לבחור פעולות שאפשר ליישם אותן בטווח המידי או הקרוב
- מינוי אחראים לביצוע המטלות וכן מועד לגמר ביצוע.
- פעילות זו צריכה להימשך כשעה.
- ביצוע הפעולות – זה השלב המעשי שבו בעל התהליך, לא המנחה, לוקח את הניהול על עצמו ומפעיל את האנשים לביצוע הפעולות שהוחלט לבצע. המטרה היא לסיים את הפעולות במהירות האפשרית ולהתחיל לפעול על פי התהליך החדש המשופר.
